چک‌لیست قبل از فرستادن بسته برای فروشنده‌های آنلاین

قبل از این‌که جعبه به پیک برسد، باید یک نفر بتواند با نگاه به یک فهرست بگوید چرا این بسته اجازه‌ی حرکت دارد. اگر جواب در ذهن فروشنده است و در هیچ جا نوشته نشده، روز شلوغ همان بسته را اشتباه می‌فرستد. این چک‌لیست همان نوشته است: پول، مقصد پول، مقصد جعبه، و وضعیت سفارش.

قول زمان رسیدن مرسوله نمی‌دهیم. قواعد هر شرکت پستی مال همان شرکت است و اینجا تکرار نمی‌شود. کاری که مال شماست، قبل از تحویل جعبه تمام می‌شود. تشخیص خود فیش را مفصل در راهنمای فیش جعلی خوانده‌اید. این صفحه نسخه‌ی دم در است.

قبل از چسب زدن کارتن، پول باید چه وضعی داشته باشد؟

مبلغ فیش با جمع همین سفارش یکی باشد، شامل هزینه‌ای که قرار بوده مشتری بدهد. کارت یا شبای مقصد همان باشد که شما داده‌اید، نه کارت یک آشنا که در چت توجیه شده. شماره پیگیری اگر روی عکس هست، در سفارش دیگری نیامده باشد. اگر نیست، در دفتر «دیده نشد» نوشته شده باشد و شما بدانید چرا با این حال بسته را مجاز کرده‌اید. برای مبلغ بالا، آن «چرا» نباید وجود داشته باشد.

وضعیت روی عکس را هم بخوانید. «ثبت شد» مخصوصاً در پایا، اجازه‌ی حرکت نیست. اگر نوع انتقال را نمی‌دانید، حدس نزنید. یا از مشتری تصویر کامل بخواهید یا صبر کنید تا پیامک معنا را روشن کند.

پیامک برای مبلغ بالا جزو تیک است یا سلیقه؟

جزو تیک است، به شرطی که خودتان از قبل گفته باشید از چه مبلغی به بالا احتیاط می‌کنید. آن عدد را وسط بحث با مشتری عوض نکنید. زیر آن آستانه هم نگاه کردن پیامک عیب نیست. بالای آن، حذف پیامک به خاطر عجله‌ی مشتری عیب است.

پیامک باید روی گوشی شما باشد. عکس پیامک کافی نیست. اگر پیامک دیر است و گردش اپ را خودتان دیده‌اید، در دفتر بنویسید «گردش را دیدم» تا بعداً معلوم باشد چرا تیک خورده. ننویسید «مشتری گفت آمده».

آدرس، شهر، نام گیرنده و کدپستی را کی کامل بدانم؟

وقتی همان چیزی که شرکت پستی از شما می‌خواهد روی جعبه باشد، در سفارش هم باشد و با حرف آخر مشتری بخواند. شهر را از پیام اول بردارید و اگر در پیام سوم عوض شد، ردیف را عوض کنید. بسته‌ای که با شهر قبلی رفته، با عذرخواهی برنمی‌گردد.

نام گیرنده را با اسم کاربری چت یکی ندانید. خیلی از نام‌های نمایشی، نام روی زنگ در نیستند. کدپستی را اگر لازم است، قبل از چسب بخواهید. «در راه می‌فرستم» یعنی جعبه باید بماند. حدس زدن کد از روی شهر، بسته را به جای غلط می‌برد.

اگر دو بسته برای یک شهر دارید، روی هر کدام نام را طوری بنویسید که پیک و خودتان جابه‌جا برشان ندارید. شباهت اسم، بهانه‌ی خوبی برای برچسب اضافه است.

وضعیت سفارش باید کدام کلمه باشد؟

«آماده‌ی ارسال». نه «منتظر فیش» و نه «مشتری گفت الان می‌زند». معنی این کلمه‌ها در مدیریت سفارش آمده. اگر فهرست‌تان این وضعیت را ندارد، قبل از پیک یک خط روی کاغذ بنویسید. کاغذ هم از حافظه بهتر است.

بعد از دادن جعبه، وضعیت را «رفته» کنید و اگر کد رهگیری دارید کنارش بگذارید. این کار مال بعد از در است، ولی اگر یادتان برود، فردا نمی‌دانید کدام سفارش را باید پیگیری کنید و کدام را دوباره می‌فرستید.

داخل جعبه را با سطر سفارش یکی کنید

قبل از چسب، کالا و تعداد را با سطر پیش‌فاکتور بشمارید، نه با خاطره‌ی چت. اگر رنگ یا سایز در یادداشت بوده و در سطر نیست، جعبه را نبندید. اشتباه داخل جعبه، حتی با فیش درست، مشتری را برمی‌گرداند و بحث پرداخت را هم آلوده می‌کند.

اگر سفارشی لغو شده، برچسبش نباید کنار بسته‌های آماده بماند. لغوِ فیزیکی را از روی میز بردارید. چشم در عجله، برچسب نزدیک را برمی‌دارد.

اگر وسط تیک زدن یک چیز نخواند چه؟

جعبه را به حالت «نرفته» برگردانید و فقط همان مورد را روشن کنید. دو کار را همزمان درست نکنید. اگر کارت مقصد نمی‌خواند، سراغ کدپستی نروید تا تکلیف پول معلوم شود. اگر آدرس عوض شده، فیش قبلی را برای آدرس جدید دوباره به زور معتبر نکنید. شاید پرداخت مال همان سفارش باشد، ولی ردیف آدرس باید قبل از چسب به‌روز شود و یک نفر غیر از حافظه‌ی شما آن را ببیند.

به مشتری بگویید بسته همان روز نمی‌رود و دلیل را در یک جمله بگویید: مبلغ، مقصد، یا آدرس. دلیل را لیست اتهام نکنید. بیشتر مشتری‌ها با یک جمله‌ی روشن می‌مانند. کسی که به خاطر همین یک جمله گفتگو را به توهین می‌کشاند، دلیل اضافه‌ای است که عجله نکنید، نه دلیل این‌که تیک را دور بزنید.

وقتی مورد روشن شد، فهرست را از اول تیک بزنید نه از همان وسط. وسطی تیک زدن، همان خانه‌ای را که اول شک داشتید جا می‌گذارد. این تکرار، کوتاه‌تر از پس گرفتن جعبه از پیک است.

چک‌لیست قابل تیک، دم در

1. جمع فیش با جمع این سفارش یکی است.
2. مقصد پول، کارت یا شبای خودتان است.
3. پیگیری یا «دیده نشد» در ردیف نوشته شده و تکرار ندارد.
4. برای مبلغ بالا، پیامک یا گردش را خودتان دیده‌اید.
5. اگر رسید فقط «ثبت» است، جعبه نرفته است.
6. نام گیرنده، شهر و کدپستیِ لازم کامل است و با آخرین حرف مشتری می‌خواند.
7. وضعیت ردیف «آماده‌ی ارسال» است، نه منتظر.
8. جنس داخل جعبه با سطر کالا و تعداد یکی است.
9. سفارش لغوشده روی میز آماده نیست.

این نه مورد را لازم نیست حفظ کنید. کنار چسب و قیچی بگذارید. اگر از فیشی استفاده می‌کنید، می‌تواند تیک‌های مربوط به عکس را مرتب کند، ولی تیک پیامک و تیک آدرس همچنان مال شماست.

وقتی فهرست سبز بود، جعبه را بدهید و چای‌تان را بردارید. اگر یک تیک قرمز است، جعبه می‌ماند. شروع کار با همین روال، از ربات فیشی در تلگرام است، نه از عجله‌ی پیک.