مدیریت سفارش فروشگاه؛ از پیام مشتری تا لیست ارسال

مدیریت سفارش فروشگاه، یعنی فردا صبح کسی که جعبه را می‌بندد مجبور نباشد چت دیشب را از اول بخواند. باید یک فهرست باشد: چه چیزی، برای کدام شهر، با چه مبلغی، و آیا اجازه دارد از در خارج شود. این کار مال صاحب صفحه‌ی اینستاگرام به‌تنهایی نیست. مال مسئول فروشگاهی است که پوشاک می‌فروشد، قطعات یدکی، شیرینی، یا پارچه به‌صورت عمده. مشتری ممکن است در تلگرام باشد، در بله، یا حتی جنس را حضوری دیده باشد و فیش را بعداً در پیام فرستاده باشد.

فیشی همین فهرست را از متن و از عکس فیش می‌سازد. جایگزین انبارگردانی و دفتر رسمی نیست. جلوی گم شدن سفارش در شلوغی را می‌گیرد.

چرا سفارش وسط روز گم می‌شود؟

چون وضعیت در ذهن یک نفر است. «قرار شد بفرستم» با «پول را دیدم» و «منتظر کدپستی» فرق دارد، ولی اگر هر سه در چت خاکستری باشند عصر شبیه هم‌اند. نتیجه یا ارسال دوباره است، یا جا ماندن، یا چسبیدن فیش یک نفر به بسته‌ی دیگری.

راه ساده این است که سفارش همان لحظه‌ی اول از چت بیرون بیاید. فهرست می‌تواند دفتر باشد، اکسل باشد، یا خروجی ربات. مهم این است که همه‌جا همان چند قلم را بنویسید. اگر فروش فقط در پیام شلوغ اتفاق می‌افتد، جزئیات درآوردن قلم‌ها از دل سلام و تعارف در مدیریت سفارش در چت است. ستون‌های یک جدول روز در اکسل ساده آمده.

هر سطر حداقل چه داشته باشد؟

کالا، با اسم انبار نه فقط با شکلی که مشتری فرستاده. تعداد. قیمت به تومان، همان عددی که باید روی فیش باشد. شهر، و اگر ارسال می‌کنید نام گیرنده و کدپستی و تلفن. وضعیت: باز، منتظر فیش، آماده‌ی ارسال، ارسال‌شده، لغو.

اگر یکی از این‌ها نیست، سطر ناقص است و نباید به مرحله‌ی بعد برود. مبلغ «حدود» به درد مقایسه با فیش نمی‌خورد. اسم مستعار در پیام‌رسان را با نام روی بسته یکی ننویسید. این دو خانه جدا هستند.

برای خرید حضوری که مشتری گفته «فیش را شب می‌فرستم»، همان لحظه در مغازه یک سطر باز کنید. شب که عکس آمد، به سطر تازه نچسبانید به امید این‌که یادتان می‌ماند. یادتان نمی‌ماند؛ روز شلوغ بوده.

وضعیت را چطور جلو ببریم؟

باز یعنی جمع هنوز قطعی نیست. منتظر فیش یعنی قیمت را گفته‌اید و پول را ندیده‌اید. آماده‌ی ارسال یعنی مبلغ و مقصد فیش با همین سطر خوانده شده و برای مبلغ بالا پیامک را خودتان دیده‌اید. ارسال‌شده یعنی به پیک یا باربری داده‌اید و اگر کد رهگیری دارید کنار همان سطر است. لغو یعنی نباید در جمع امروز بیاید.

از «منتظر فیش» مستقیم به پیک نروید چون مشتری نوشته «الان زدم». درِ خروجی، چک‌لیست قبل از فرستادن بسته است. اگر نوع رسید پایا است و فقط ثبت شده، حتی فیش تمیز هم وضعیت را آماده نمی‌کند. آن مکث جداست و در راهنمای پایا و ساتنا آمده.

اگر مشتری تعداد را عوض کرد، جمع را دوباره حساب کنید و فیش قبلی را سند سفارش جدید ندانید.

دست‌به‌دست شدن بین مسئول فروشگاه و بسته‌بند

خیلی از فروشگاه‌ها دو نفرند. یکی چت را جواب می‌دهد، یکی کارتن را می‌بندد. اگر اطلاعات فقط در گوشی نفر اول باشد، نفر دوم یا معطل می‌ماند یا اشتباه می‌فرستد. فهرست باید جایی باشد که هر دو ببینند. خروجی اکسل یا یک صفحه‌ی مشترک، از فوروارد کردن اسکرین‌شات چت مطمئن‌تر است.

قاعده را بنویسید و تکرار کنید: بسته‌بند فقط سطر آماده را برمی‌دارد. سطر منتظر آدرس، حتی اگر جنسش جفت شده، روی میز می‌ماند. این قاعده بی‌ادبی به مشتری نیست. جلوگیری از برگشت بار است.

فیش را هم به همان سطر بچسبانید، نه به یک آلبوم جدا از عکس‌های شب. تشخیص این‌که عکس مشکل دارد، وقتی ممکن است که کنار مبلغ همین سفارش باشد. روال چهار خانه در تشخیص فیش جعلی است. وسط مدیریت سفارش، همان را اجرا می‌کنید نه به‌جای آن.

فیشی این میز را کجا جمع می‌کند؟

متن مشتری را به ربات بله یا ربات تلگرام می‌فرستید. پیش‌فاکتور ساخته می‌شود. اگر کدپستی نباشد همان را می‌گوید. عکس فیش را می‌فرستید تا مبلغ و پیگیری و کارت با این پیش‌فاکتور سنجیده شود. آخر روز خروجی جدول می‌گیرید.

ربات به چت فروشگاه سرک نمی‌کشد. هر چه را می‌خواهید ثبت شود، خودتان می‌فرستید. به بانک وصل نیست. سبز بودن بررسی فیش، وضعیت «آماده‌ی ارسال» را خودکار نمی‌کند مگر این‌که خودتان، با دیدن پیامک در مبلغ بالا، این وضعیت را بپذیرید.

اگر چند کانال دارید، خروجی باید یک شکل باشد تا بسته‌بند نداند این سطر از کدام برنامه آمده و لازم هم نداشته باشد بداند. مسیر فوروارد در ثبت سفارش از تلگرام و بله است.

صبح یک فروشگاه قطعات

مسئول فروش، شب قبل دوازده سطر دارد. سه تا آماده‌ی ارسال است و باربری صبح زود می‌آید. چهار تا منتظر کدپستی است. دو تا پیگیری تکراری داشته. سه تا هنوز قیمت قطعی نشده چون مشتری گفته «فردا می‌پرسم».

اگر این‌ها برچسب نداشته باشند، صبح همه‌شان «سفارش باز» به نظر می‌رسند و ممکن است هر دوازده جعبه به سمت در برود. با برچسب، فقط سه جعبه حرکت می‌کند. بقیه کار امروزِ چت است، نه کار امروزِ پیک. این همان مدیریت سفارش است. ابزار اگر این برچسب را زودتر بسازد مفید است. اگر برچسب را پنهان کند و همه‌چیز را آماده نشان بدهد، مضر است.

عادت بسته شدن روز

1. هر سفارش تازه یا در فهرست است یا عمداً رد شده، نه در گوشه‌ی چت.
2. مبلغ‌ها به تومان است و با فیش همان سطر مقایسه شده.
3. آدرس ناقص، وضعیتِ منتظر دارد نه آماده‌ی ارسال.
4. پیگیری تکراری کنار هر دو سطر دیده می‌شود.
5. بسته‌بند فردا فقط فهرست آماده را می‌بیند.
6. برای مبلغ بالا، پیامک را کسی دیده که حق دارد وضعیت را عوض کند.

مدیریت سفارش فروشگاه یعنی این فهرست، نه یک نرم‌افزار سنگین. فیشی متن و فیش را به سطر تبدیل می‌کند. تصمیم این‌که کدام سطر از در برود با مسئول فروشگاه می‌ماند.